A iminente Reforma Tributária, materializada pela PEC 45/2023, tem ocupado a pauta estratégica de grandes e médias empresas brasileiras. Muitos esforços têm sido concentrados na adaptação de sistemas e na compreensão das novas alíquotas e mecanismos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS). Contudo, a análise superficial pode levar à subestimação de um desafio ainda mais granular e complexo: a revisão e recalibração dos cadastros de produtos, serviços e suas classificações fiscais. Este não é um problema de software, mas sim de dados, de interpretação e de uma profunda compreensão do core do negócio sob uma nova ótica tributária.
O que isso significa na prática
A transição de um sistema multifacetado, com impostos como IPI, PIS, COFINS, ICMS e ISS, cada qual com suas bases de cálculo, regimes e regras específicas de creditamento e não-cumulatividade, para um modelo de IVA Dual (IBS e CBS) unificado, redefine a própria essência da tributação sobre o consumo. Isso implica que a forma como produtos e serviços foram historicamente classificados (ex: NCM para IPI/PIS/COFINS, códigos de serviço para ISS, CST para ICMS) não apenas pode, mas certamente será inadequada para as novas regras. Cada item do catálogo de uma empresa precisará ser reavaliado sob a ótica dos novos critérios, regimes específicos, hipóteses de isenção, redução de base ou alíquota zero. Um erro aqui não é apenas um deslize operacional; é uma falha que compromete a base de cálculo, o direito a créditos e, consequentemente, a conformidade fiscal e a saúde financeira da empresa.
O impacto direto para as empresas é multifacetado e crítico. Uma classificação incorreta pode levar a: pagamento indevido de tributos (por aplicar alíquota maior ou deixar de aproveitar benefícios), apropriação indevida de créditos (gerando passivos fiscais e multas pesadas), falha na precificação de produtos e serviços (afetando margens e competitividade), problemas na cadeia de suprimentos (impactando parcerias e eficiência logística) e, o mais grave, risco de autuações fiscais com consequências financeiras e reputacionais devastadoras. Empresas que negligenciarem esta fase de revisão cadastral correm o sério risco de iniciar a Reforma Tributária com um passivo oculto, comprometendo sua sustentabilidade fiscal desde o primeiro dia de vigência das novas regras.
O que sua empresa deve fazer agora
A urgência desta pauta exige uma abordagem proativa e multidisciplinar. Não se trata de uma tarefa exclusiva do departamento fiscal ou de TI. Sua empresa deve instituir um grupo de trabalho multifuncional, envolvendo líderes das áreas de Finanças, Fiscal, Contabilidade, Jurídico, TI, Operações e Comercial. Este time deve iniciar imediatamente um mapeamento detalhado de todos os produtos e serviços transacionados, revisando suas descrições, finalidades, composições e, crucialmente, suas atuais classificações fiscais. É fundamental analisar como cada um desses itens se encaixará nas novas categorias e regimes propostos pela legislação da CBS/IBS, que ainda será detalhada em leis complementares. Invista em ferramentas de governança de dados e em treinamento para as equipes, garantindo que a informação seja precisa e que a interpretação da nova legislação seja uniforme em toda a organização.
A ação concreta e imediata é a auditoria e saneamento completo de sua base de dados cadastrais. Não espere pela regulamentação final para iniciar este trabalho hercúleo. Desenvolva cenários, simule os impactos das novas classificações e esteja preparado para ajustar processos, sistemas e até mesmo estratégias comerciais. A precisão nos cadastros será a espinha dorsal de um compliance tributário robusto e um diferencial competitivo na era pós-Reforma.
Em suma, a Reforma Tributária não é apenas uma mudança nas alíquotas ou na forma de apuração; é uma reengenharia completa da arquitetura fiscal brasileira. Ignorar o pilar dos cadastros e classificações significa construir sobre areia movediça. As empresas que priorizarem essa revisão detalhada estarão não só em conformidade, mas também posicionadas para otimizar sua carga tributária e ganhar agilidade em um cenário econômico em constante transformação. A complexidade do sistema atual se transforma na complexidade da transição, e a minúcia dos dados será o fator determinante para o sucesso ou fracasso.
Fonte: https://www.contabeis.com.br/noticias/78938/reforma-tributaria-cadastros-viram-novo-gargalo/