A notícia da liberação do sexto lote de pagamentos das cotas do antigo Fundo PIS/Pasep, destinado a trabalhadores e servidores públicos com vínculo formal entre 1971 e 1988 que solicitaram o ressarcimento até 31 de maio, pode parecer, à primeira vista, apenas um lembrete de um tema já superado. Contudo, para o CFO, controller e diretores financeiros, ela carrega consigo uma camada mais profunda de significado. O PIS/Pasep, em sua antiga configuração, era um fundo de participação que existiu até a Emenda Constitucional nº 96/2017, que extinguiu os fundos e transferiu o patrimônio para o FGTS, permitindo o saque por seus cotistas. A movimentação atual, embora focada no trabalhador, serve como um poderoso gatilho para revisitar práticas de gestão documental e compliance que impactam diretamente a governança corporativa.
O que isso significa na prática
Mesmo que sua empresa não seja a pagadora direta desses valores, a repercussão da notícia pode gerar demandas inesperadas. Ex-colaboradores, que à época do vínculo empregatício se enquadravam nos critérios (1971-1988), podem procurar sua organização em busca de comprovações de vínculo, tempo de serviço ou salários daquele período. Isso evidencia a perenidade de certas responsabilidades e a importância da manutenção de um histórico documental robusto. A capacidade de sua empresa em atender a essas solicitações, mesmo décadas após o fato gerador, impacta não apenas a eficiência operacional do RH e DP, mas também a sua imagem e reputação no mercado, reforçando uma cultura de responsabilidade e respeito aos seus ex-colaboradores.
O que sua empresa deve fazer agora
Diante desse cenário, é fundamental que as áreas de compliance, RH e financeira atuem de forma coordenada. Primeiramente, avalie a situação de seus arquivos e registros de pessoal do período compreendido entre 1971 e 1988. Garanta que esses documentos, sejam físicos ou já digitalizados, estejam acessíveis e íntegros. Em segundo lugar, prepare seu time de Recursos Humanos para eventuais questionamentos. Eles devem estar aptos a orientar ex-colaboradores sobre como consultar os valores e os canais oficiais de saque (Caixa Econômica Federal ou Banco do Brasil), ou, se necessário, como obter as informações de registro de vínculo que sua empresa detém. Por fim, aproveite a oportunidade para revisar e fortalecer suas políticas internas de guarda e gestão documental, assegurando que não apenas dados fiscais e contábeis, mas também os trabalhistas, estejam em conformidade com as melhores práticas de governança e prontos para futuras auditorias ou demandas históricas.
Em uma perspectiva de longo prazo, a gestão proativa de informações, mesmo aquelas de períodos remotos, é um pilar essencial para a mitigação de riscos e para a sustentabilidade da organização. Uma cultura de compliance que valoriza a integridade e acessibilidade dos dados não apenas protege a empresa contra passivos desconhecidos, mas também contribui para uma reputação sólida e para a confiança dos stakeholders. A lição do PIS/Pasep reforça que a boa governança corporativa é construída sobre a base de uma gestão de dados impecável, capaz de atravessar gerações.